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Arbeitest du schon kollaborativ?

Teamwork 2.0. - wo auch immer du gerade bist: Dokumente, Präsentationen oder Mind Maps zeitunabhängig erstellen, ändern oder gemeinsam mit anderen Nutzern bearbeiten.

Themen sammeln, Ideen entwickeln, Aufgaben verteilen oder gemeinsam an Texten schreiben – unterschiedlichste digitale Werkzeuge bieten viele Möglichkeiten zum Teamwork 2.0. Das kommt vor allem der Zeit- und Ortsunabhängigkeit zugute. Je nachdem wie die Arbeitsumstände der Gruppe und des Einzelnen gerade sind, kann entweder zeitgleich, zeitversetzt, an einem gemeinsamen Ort oder an unterschiedlichen Orten am Dokument gearbeitet werden – auch ohne Internetverbindung. Wer welche Änderungen am Dokument vornimmt, lässt sich meist konkret nachverfolgen, wodurch auch die Motivation am eigenen Beitrag gesteigert wird. Trägst du nämlich nichts zur Erstellung des Dokumentes bei, ist das für jeden anderen Teilnehmer sichtbar.

Tools für gemeinsames Arbeiten

Die wohl bekanntesten Tools rund um das kollaborative Arbeiten sind Google Docs oder Office 365. Mit ihnen lassen sich ganz einfach neue Textdokumente, Präsentationen oder Listen erstellen und bearbeiten. Voraussetzung dafür ist jeweils die Registrierung eines Nutzerkontos bei Google oder Microsoft. Die Nutzung ist kostenlos. Nicht nur die Microsoft-Version, sondern auch Google Docs ist mit Word kompatibel. Word-Dateien kannst du daher in Google Docs konvertieren und umgekehrt. Beide Programme kannst du sowohl am Laptop als auch am Smartphone nutzen. Hast du bereits eine Weile an einem Dokument gearbeitet, und entscheidest dich im Nachhinein, es auch für andere Nutzer freizugeben, kannst du das ebenfalls ganz einfach. Dafür findest du im Word-Dokument rechts oben den Button „Freigeben“. Ein Klick, die Anmeldung in deinem Nutzerkonto und der Upload des Dokumentes stehen dir dann noch bevor, bis auch deine Teammitglieder daran arbeiten können. Bei Excel- oder Powerpoint-Dokumenten funktioniert es auf die exakt gleiche Weise. Ein weiteres Extra: Du wirst dir nie mehr Sorgen machen müssen, ob du deine Datei auch wirklich abgespeichert hast – die cloudbasierten Programme speichern jede der Änderungen unmittelbar nachdem du sie vorgenommen hast.

Weitere Tools, um kollaborativ zu arbeiten:

  • Dropbox Paper: Das Echtzeit-Collaboration-Tool des Cloud-Anbieters Dropbox. Eine Besonderheit von Paper sind die “Vorlagen”. Mit Hilfe der Mustervorlagen (etwa für Meetingprotokolle) können immer wieder benötigte Dateitypen erstellt werden. Videos, Bilder und weitere Medien lassen sich direkt in die Dokumente integrieren. Die Nutzung ist kostenlos.
  • Trello: Trello legt seinen Fokus auf Online-To-Do-Listen und sagt somit Notizzetteln den Kampf an. Das Programm eignet sich dazu, Aufgaben im Unternehmen zu notieren und einer oder mehreren Personen zuzuordnen. Dadurch erleichtert Trello sowohl die Teamarbeit im Unternehmen als auch die Selbstorganisation. Die Nutzung ist kostenlos.
  • Mindmeister: Online-Mindmapping ermöglicht hier das visualisieren deiner Ideen. Hier können mehrere Teammitglieder gleichzeitig „brainstormen“. Die fertige Mind Map exportierst du anschließend als PDF- oder JPG-Datei. Die kostenlose Nutzung beschränkt sich hier jedoch auf drei Mind Maps.

 

Photo by Avi Richards on Unsplash